Řízené slovníky hrají důležitou roli v procesu indexace a vyhledávání metadat. Jejich používání vyžadují nebo alespoň doporučují metadatová schémata (např. DCAT-AP, CCMM). Vymezení pojmů řízený slovník a další pojmy jsou vysvětleny v části základní pojmy.
Řízené slovníky mají, podobně jako jiné informatické artefakty, svůj životní cyklus (Obrázek 1).
Závěrečným výstupem z Task Force je finální dokument „Doporučení práce s řízenými slovníky v NRP/NDI„. Tento dokument má sloužit jako doporučený rámec pro systematickou práci s řízenými slovníky v prostředí NRP/NDI. Nejedná se o závaznou normu, ale o metodickou podporu, která umožňuje jednotný postup napříč oborovými repozitáři. Dokument bude pokrývat celý proces práce s řízenými slovníky, od jejich výběru nebo tvorby na straně oborového repozitáře až po jejich registraci v NKR.
Vstupy do finálního dokumentu jsou dokumenty (doporučení) pokrývající jednotlivé fáze životního cyklu řízených slovníků. Do finálního dokumentu se přebírají pouze jejich vybrané části s odkazy na původní dokumenty a doplní další relevantní témata (Obrázek 2). V jednotlivých dokumentech je snaha používat jednotnou terminologii a zkratky, což bude vysvětleno také ve finálním dokumentu a souběžně na webu v části základní pojmy a zkratky a akronymy. Reference na literaturu budou na webu uvedené po jednotlivých tématech. Jednotlivé části webu jsou průběžně doplňovány. Aktuální stav dokumentů zachycuje následující tabulka:
| Název dokumentu | Stav |
| Požadavek na aktualizaci řízeného slovníku (otevřeno komentářům pro členy PS Metadata) | Otevřené pro komentáře PS Metadata |
| Tvorba řízených slovníků: od teorie k praxi ve SKOS | Rozpracované |
| Verzování řízených slovníků: přístupy a doporučení (otevřeno komentářům pro členy PS Metadata) | Otevřené pro komentáře PS Metadata |
| Mapování sémantických artefaktů: metodika a osvědčené postupy (otevřeno komentářům pro členy PS Metadata) | Otevřené pro komentáře PS Metadata |
| Doporučení práce s řízenými slovníky v NRP/NDI | Rozpracované |
Dokumenty „Otevřené pro komentáře PS Metadata“ bude možné připomínkovat v rámci Pracovní skupiny Metadata. Cílem je shromáždit nejen zpětnou vazbu odborníků na danou problematiku, ale také cílových uživatelů jednotlivých doporučení: komunit kolem oborových repozitářů v NRP (např. správce repozitářů, datoví kurátoři, data stewards, doménoví experti).
Vysvětlení cíle a obsahu jednotlivých dokumentů:
- Tvorba řízených slovníků: od teorie k praxi ve SKOS: Cílem dokumentu je stanovit doporučený postup pro tvorbu nových řízených slovníků v případech, kdy pro oborový repozitář v prostředí NRP/NDI neexistuje vhodný již vytvořený slovník. Dokument kombinuje teoretická východiska s praktickými kroky tvorby a zaměřuje se na využití datového modelu SKOS a jeho přínosů pro sémantickou interoperabilitu. Dále popisuje konkrétní postup vývoje slovníků v tomto formátu a definuje specifikaci minimální sady popisných prvků podle jednotlivých typů slovníků.
- Požadavek na aktualizaci řízeného slovníku: Cílem dokumentu je stanovit doporučenou metodiku pro přijímání a zpracování požadavků na změny v řízených slovnících v prostředí NRP/NDI. Dokument vychází z analýzy mezinárodní praxe a normativních standardů (např. ANSI/NISO, ČSN, OBO Foundry) a definuje postupy pro tři základní typy požadavků: přidání nového prvku, jeho vyřazení (především formou označení za „zastaralý“ místo smazání) a úpravu stávajícího prvku. Současně specifikuje minimální náležitosti žádostí, zásady kontroly kvality a komunitní aspekty správy.
- Verzování řízených slovníků: přístupy a doporučení: Cílem dokumentu je stanovit doporučený postup pro verzování SKOS řízených slovníků v prostředí NRP/NDI. Dokument srovnává přístupy k verzování a pro prostředí NDI doporučuje model slabého verzování s trvalými URI a verze označenými metadaty. Dále definuje vlastnosti pro popis změn na úrovni slovníku i jeho prvků a specifikuje pravidla pro správu jmenných prostorů, ukládání a spravování verzí v Národním katalogu repozitářů (NKR).
- Mapování sémantických artefaktů: metodika a osvědčené postupy: Cílem dokumentu je definovat doporučenou metodiku pro mapování sémantických artefaktů (především řízených slovníků ve SKOSu) v prostředí Národní datové infrastruktury. Metodika popisuje sedmifázový životní cyklus mapování od přípravy, přes vyhledávání a vyhodnocování kandidátů, po formalizaci, publikaci a správu verze. Dokument specifikuje doporučené procesy, nástrojově nezávislé postupy a standardizované formáty (např. SSSOM, JSKOS) pro zajištění sémantické interoperability, FAIR principů a dlouhodobé udržitelnosti mapování. NTK v dokumentu poskytuje přehled a srovnání vhodných nástrojů pro jednotlivé fáze procesu a definuje požadavky na infrastrukturu pro ukládání a zpřístupňování mapování.
Aktuální pracovní struktura a témata finálního dokumentu „Doporučení práce s řízenými slovníky v NRP/NDI“ z hlediska jednotlivých fází životního cyklu:
- vyhledání externího řízeného slovníku (fáze Discovery & Reuse) bude součástí pracovního postupu s řízenými slovníky v NRP v kapitole 2.
- fáze nasazení řízeného slovníku (deployment) závisí na konkrétním oborovém repozitáři a jeho softwarové realizaci. Součástí tohoto dokumentu je deployment ve smyslu registrace do NKR v kapitole 2.
- vysvětlení rolí lidí kolem řízeného slovníku v NRP bude součástí kapitoly 2
- doporučený postup tvorby (creation) nového řízeného slovníku bude uvedený v kapitole 3.
- Rozšíření (extension) existujícího řízeného slovníku bude součásti kapitoly 4 „Aktualizace řízeného slovníku“, včetně pokrytí tématu „externí požadavek na aktualizaci řízeného slovníku“ v kapitole 4.1. Kapitola 4 bude věcně pokrývat také téma správy řízeného slovníku (maintenance).
- Mapování řízených slovníků bude vysvětleno v kontextu sémantických artefaktů v kapitole 5.